Om feedback vragen op je werk: zo stel je de vraag en zo ga je ermee om

Wie wil groeien in zijn baan, heeft informatie nodig over hoe hij het nu doet. Toch wachten veel mensen gewoon af tot het jaargesprek, en dan hoor je vaak pas na maanden wat er beter kon. Zelf om feedback vragen is sneller en eerlijker. Het lastige zit in twee dingen. De vraag goed stellen, zodat je iets bruikbaars terugkrijgt. En rustig blijven als het antwoord pijn doet.

Waarom wachten op het jaargesprek niet werkt

Hoogleraar sociale psychologie Roos Vonk beschrijft in Psychologie Magazine het werk van de Amerikaanse psycholoog Leonard Martin. Zijn idee is dat mensen het best functioneren als ze vaak en regelmatig horen dat ze dichter bij hun doel komen. Ons werk zit juist vol uitgestelde terugkoppeling. Je levert iets op en hoort er weken niets over, of pas in een beoordeling aan het eind van het jaar.

Dat verklaart waarom je soms maanden twijfelt of je het goed doet. Wie zelf om feedback vraagt, haalt die terugkoppeling naar voren. Je hoeft niet te gissen, je kunt bijsturen terwijl het project nog loopt. En je laat zien dat je serieus met je werk bezig bent, wat bij een leidinggevende vrijwel altijd goed valt.

Zo stel je de vraag

“Heb je nog feedback voor me?” is de vraag die iedereen stelt, en die levert bijna altijd een vriendelijk “nee hoor, gaat goed” op. Te breed, te open, en de ander moet ter plekke iets verzinnen. Een goede feedbackvraag is concreet, gaat over één ding en maakt het makkelijk om eerlijk te zijn.

Een paar formuleringen die beter werken:

• “Wat is één ding dat ik bij de presentatie van gisteren anders had kunnen doen?”
• “Ik wil beter worden in het leiden van overleggen. Wat viel je op in de vergadering van vanochtend?”
• “Als jij dit rapport had geschreven, wat had je dan weggelaten?”
• “Wat moet ik blijven doen, en wat mag ik minder doen?”
• “Is er iets wat ik doe waardoor samenwerken met mij lastiger wordt?”

Het woordje “één” doet veel. Het geeft de ander toestemming om iets te noemen zonder dat het meteen een complete beoordeling wordt. En door te vragen naar wat je anders had kunnen doen, vraag je om een verbetering in plaats van om een oordeel.

Kies het moment en de persoon

Vraag kort na het moment zelf, als het nog vers is. Een dag na een presentatie weet je collega nog precies wat hem opviel, een maand later niet meer. Doe het bij voorkeur niet vlak voor een deadline of op een moment dat de ander gehaast is.

Denk ook na over wie je het vraagt. Je leidinggevende ziet andere dingen dan een directe collega, en iemand van een andere afdeling ziet weer iets anders. Vraag meerdere mensen, dan zie je vanzelf welke punten terugkomen. Iets wat drie mensen los van elkaar noemen, is geen toeval meer.

Leg uit waarom je het vraagt

Mensen geven eerlijker antwoord als ze weten waar het voor is. “Ik wil volgend jaar meer projecten zelf trekken, dus ik ben benieuwd hoe je mijn planning vond” opent een heel ander gesprek dan een losse vraag tussen neus en lippen door. Het helpt ook om vooraf te zeggen dat je echt kritiek wilt horen. Veel collega’s zijn bang je te kwetsen en verpakken hun punt anders zo voorzichtig dat er niets meer van over is.

Als de feedback pijn doet

Ook als je er zelf om vraagt, kan het antwoord hard binnenkomen. Dat is normaal. Kritiek op je werk voelt al snel als kritiek op jou als persoon, en dan wil je jezelf verdedigen. Precies daar gaat het vaak mis.

Psychologie Magazine schreef over onderzoek van de Universiteit van Waterloo (2020) naar hoe mensen reageren op kritiek van hun baas. Wie gevoelig is voor afwijzing, schiet sneller in de verdediging om zijn ego te beschermen. Zulke mensen luisteren dan niet eerst goed, verplaatsen zich niet in degene die de kritiek geeft en zoeken ook niet naar een oplossing. Het goede nieuws uit dat onderzoek is dat je een wijzere reactie kunt oefenen.

Wat je direct doet

• Bedank en luister. Je hoeft het niet meteen eens te zijn. “Dank je, dat is nuttig om te horen” koopt je tijd en houdt de deur open voor de volgende keer.
• Vraag om een voorbeeld. De onderzoekers raden dat ook aan. “Kun je een moment noemen waarop dat gebeurde?” maakt vage kritiek concreet en voorkomt dat je het gesprek ingaat met je eigen invulling.
• Stel het oordeel uit. Neem een nacht om te bepalen wat je ervan vindt. Wat de eerste avond oneerlijk voelt, blijkt de volgende ochtend vaak een punt te hebben.

Wat je later doet

Een eenvoudige oefening uit hetzelfde onderzoek is om het voorval in de derde persoon te beschrijven. Niet “ik ben boos omdat ze zei dat mijn rapport rommelig was”, maar “Mark is boos omdat hij hoorde dat zijn rapport rommelig was”. Dat beetje afstand zorgt ervoor dat je niet wordt meegesleurd door het gevoel, en dan kun je kalmer kijken wat er klopt. Wie daar meer mee wil, vindt in ons stuk over eerlijker naar jezelf kijken nog een paar manieren om je eigen gedrag nuchter te bekijken.

Schrijf daarna op wat je met de feedback doet. Niet elke opmerking hoeft een actiepunt te worden. Soms besluit je bewust dat je het anders ziet, en dat mag. Maar kies het, in plaats van het te laten liggen.

Laat zien dat je er iets mee doet

De stap die de meeste mensen overslaan, is terugkoppelen. Ga een paar weken later terug naar degene die je feedback gaf en vraag “Je zei dat mijn overleggen uitliepen. Ik werk nu met een agenda vooraf, merk je verschil?” Daarmee sluit je de cirkel. De ander ziet dat zijn moeite iets heeft opgeleverd en geeft de volgende keer sneller en eerlijker antwoord.

Zo bouw je in een jaar een gewoonte op waar je meer aan hebt dan aan elk beoordelingsformulier. En als je later het gesprek over je ontwikkeling of je beloning voert, sta je sterker. Je weet waar je staat en kunt voorbeelden noemen van wat je hebt verbeterd. Hoe je dat gesprek aanpakt, lees je in ons artikel over om opslag vragen.

Begin klein. Kies deze week één collega en één concreet moment, en stel één vraag. Het eerste antwoord valt misschien tegen, maar het tweede gesprek gaat al een stuk makkelijker.